Cómo reventar una reunión

Hace poco me invitaron a dar una charla sobre cómo planificar y moderar reuniones de trabajo. Sucede que las reuniones que convoco acaban siempre a su hora (o antes), y al parecer esto es algo tan extremadamente inusual que me ha granjeado una buena reputación.

En parte me pilló por sorpresa. Mis ideas sobre cómo organizar una reunión siempre me han parecido sentido común elemental. El caso es que, mientras preparaba mi charla, empecé a poner mucha atención a las reuniones a las que me invitaban. Algunas dejan mucho que desear ¹. Tanto, que me veo capacitado para dar aquí unos anti-consejos, ideas para reventar cualquier reunión.

Como organizador

• Convoca las reuniones por el mero hecho de tenerlas. Sin agenda, sin propósito, sin dos dedos de frente.
  • Olvida indicar la fecha, la hora, el lugar, o las tres cosas.
• Convoca una reunión de treinta minutos para comunicar algo que cabe en dos líneas de correo. Asegúrate de que los primeros diez minutos se dediquen a esperar a los rezagados
• Programa tus reuniones en bloques de media, una u hora y media. Nada de 25, 55 u 80 minutos. A Platón le gusta esto. Nadie necesita desplazarse entre una y otra, ni ir a mear, ni ponerse un café.
• Sé optimista con la estimación de tiempo. La experiencia te dice que jamás has logrado cuadrar la reunión en menos de una hora, pero esta vez, esta vez quizá sí. Convócala para media.
• Si es necesario discutir sobre algún material, no lo compartas con antelación. No renuncies al elemento sorpresa.
  • Mejor aún, anuncia que lo compartirás después, que no es necesario que nadie tome notas, pero no lo compartas jamás.
• Ignora olímpicamente tus responsabilidades como moderador.
  • Si todo es una sesión de brainstorming, ¡no necesitas agenda!
  • Recurre a esta frase cuando alguna prima donna se coma todo el tiempo: "sé que esto no estaba en la agenda, y que muchos os habéis quedado sin hablar, pero es que este asunto me ha parecido muy interesante". Pon énfasis en el "me"².
• La reunión se termina cuando todo el mundo ha hablado y se produce un silencio incómodo, no cuando se han asignado tareas ni tomado decisiones.
  • Cuidado, algunas reuniones necesitan dos o tres silencios incómodos antes de acabar. Suelen ser interrumpidos por la prima donna antes mencionada.

Como asistente

• Llega tarde.
  • Puntos extra si llegas tarde porque estabas en otra reunión que ha acabado tarde.
• Si no vas a llegar, avisa cinco minutos después de la hora (justo cuando van a empezar sin ti).
  • Pide que paren todo y que te conecten por videoconferencia. Di que, aunque estés conduciendo, puedes mirar las diapositivas "por el rabillo del ojo" (basado en hechos reales). Deja claro que la interrupción y todo el despliegue técnico sólo valdrán para que escuches un ruido de fondo o, peor aún, para que acabes en el arcén.
• Si tienes que compartir la pantalla, muéstranos tu escritorio en toda su crudeza. Con su caos de carpetas, las notificaciones de tu chat personal entrando, y hasta las pestañas de pornhub claramente visibles (sí, también basado en hechos reales). El mundo moderno necesita más autenticidad.
• Usa la fecha y la hora de la reunión como plazo para enterarte de qué va. Si te han enviado material previo, léelo ahí mismo, sobre el terreno.
  • Puntos extra si pides 5 minutos de silencio para hacerlo.
• Regresa una y otra vez a cualquier tema que ya haya quedado cerrado.
• Formula tus preguntas en grupos de al menos 3. Mucho mejor si no están relacionadas ni con la agenda ni entre ellas. No dediques menos de 45 segundos a enunciar cada una.
• Si alguien anuncia que es momento de acabar, toma la palabra y pon un nuevo tema sobre la mesa. Tarda cinco minutos en formularlo.

Más

Se admiten contribuciones. Si te han gustado estos anti-consejos para reuniones de trabajo, también tengo anti-consejos para presentaciones científicas.