Cumbres de la comunicación ineficaz

La comunicación de escasa calidad es uno de los grandes problemas de cualquier institución. Hace perder tiempo, energía, dinero, ... y de propina puede resultar desmotivadora. Las instituciones científicas, que son las que mejor conozco, no se libran.

Aquí dejo una lista con algunas de las situaciones más absurdas, a la par que habituales, con las que me he encontrado.

Emails que degeneran en una sala de chat

¿Has visto ese campo en tu cliente de correo electrónico en el que pone asunto? Tengo una idea loca: ¿y si lo usamos para indicar el asunto a tratar, y nos ceñimos a él?

Tengo además una sugerencia de mente cósmica: si tienes tres asuntos a tratar, te invito a enviar... ¡tres emails diferentes! Sí, cada uno con su asunto. Para que todos los destinatarios podamos procesarlos eficaz y cómodamente. A lo mejor resulta que el asunto A y el asunto C te los puedo resolver hoy mismo, pero el B me va a llevar una semana. No me hagas tener tu email en "no leído" todo ese tiempo.

¿Te hace sentir incómodo? No creas que no entiendo por qué. Sería muy raro, por ejemplo, que hicieramos lo mismo en una conversación de pasillo (te cuento una cosa, me voy, vuelvo, te cuento otra, ... repetir hasta terminar). Pero es que un email no es una conversación de pasillo. Para empezar, no vas a obtener una respuesta tan inmediata como si estuviésemos hablando. Además, va a llegar a una bandeja de entrada que no sabes cómo gestiono. Por último, seguramente lo lea a solas, puede incluso que te lea desde mi cuarto de baño. No, definitivamente no se parece a una conversación de pasillo.

De propina, dejo otro par de consejos:

• Haz que el formato se adapte al mensaje. Utiliza párrafos, negrita para los puntos de acción, enlaces a los contenidos que menciones, ...
• Si me vas a encargar algo, procura atomizarlo en tareas autónomas. Si añades cosas como "esperar a que alguien apruebe no se qué" como parte de mi tarea, estás consumiendo recursos y manteniéndome a la expectativa sin necesidad. Parece una gilipollez, pero cada tarea pendiente es un lastre para la concentración.

Reuniones que merecían ser un email

Uno de los grandes espectáculos de la naturaleza a los que he asistido fue el vuelo de 20 investigadores. Despegamos simultáneamente, desde varios países europeos, con rumbo a Londres. Nos habían convocado para una reunión de urgencia. Ignorábamos el contenido, pero sonaba importante. Dejamos todo lo que estábamos haciendo, reservamos tres días en nuestra agenda, organizamos viajes y hoteles.

Nuestra sorpresa fue mayúscula cuando descubrimos que el propósito de la reunión era... ¡informarnos de otra reunión que iba a tener lugar un par de meses más tarde!

¿De verdad hacía falta semejante movilización internacional para darnos una notificación? Obviamente no¹.

Este tipo de disparates suceden a diario, y suponen un desperdicio enorme de recursos (monetarios, energéticos, mentales, ...). Para evitarlos, propongo una regla:

Si tu reunión no tiene agenda ni propósito, lo más probable es que no deba tener lugar.

Y un corolario para promoverla y hacer del mundo un lugar mejor:

Si te invitan a una reunión sin agenda, no vayas.

Reuniones de actualización

Una posible excepción son las reuniones de "actualización". Me refiero a esas en las que los miembros de una institución ponen al día a sus compañeros de aquellos asuntos que sean de interés común. Son un formato delicado, y tienden a degenerar en un tedioso y larguísimo festival de autojustificación en el que se mencionan hasta los más ínfimos detalles... no vaya nadie a pensarse que hemos estado ociosos.

Las mejores reuniones de este estilo a las que he asistido tenían las siguientes dos reglas:

• No se puede hablar más de 30 segundos
  • Y no es una recomendación, sino una regla. Cuando salta la alarma del cronómetro, se acabó, aunque estés a punto de enunciar la solución a uno de los problemas del milenio
• Se puede (y debe) saltar turno si uno juzga no tener nada que contar que sea relevante para el grupo
  • Esto es así independientemente de cuántos hayan saltado su turno antes que tú. Así se acabe la reunión entera al minuto de empezar.
  • Es más, una reunión de un minuto debe considerarse un éxito

Sobre los efectos salutíferos de limitar despiadadamente el tiempo de intervención, hablé largo y tendido aquí (en inglés).

Charlas de pesadilla

Cuando viajé a mis primeros congresos científicos, salí asustado. Yo, que me tenía por un buen estudiante, no me estaba enterando de nada. Me sentaba en primera fila, pero no importaba cuánta atención pusiera. Nada, niente, niks.

Todo cambió cuando empecé a sentarme en la parte de atrás. Observé que la inmensa mayoría de los asistentes no estaban haciendo ni puto caso (!). Según empezaba la charla, abrían sus portátiles, y desde mi privilegiada atalaya podía ver lo que estaban haciendo. Alguno había que estaba tomando notas, pero eran los menos. La mayoría, en cambio, estaban trabajando en sus propias publicaciones. E incluso una cantidad nada despreciable estaba directamente en Facebook o leyendo la prensa digital.

Al acabar, me acerqué a alguno de los que estuvo en Facebook la mayor parte del congreso. Inicié la siguiente conversación, que se repitió a lo largo de estas líneas:

- ¿Qué te ha parecido?

- Muy bien, he aprendido un montón.

- ¿Cuál ha sido tu charla favorita?

- ¡Todas!, no podría elegir, ¡todas han sido excelentes!

No les culpo. Es más, acabé rindiéndome y haciendo más o menos lo mismo. La mayoría de las charlas eran de un tedioso que rayaba en la agresión. Recuerdo incluso una en la que, tras veinte minutos, ni mis acompañantes ni yo mismo llegamos a entender de qué trataba. Si tenías suerte, alguna de las mejores charlas se podía desentrañar con mucho trabajo posterior, pero tardé años en dar con una sola que fuese posible digerir en el acto ². En demasiadas ocasiones, los congresos tienen menos de intercambio que de ritual social.

¿Crees que exagero? Busca fotos de una sesión durante cualquier congreso científico, y fíjate en los caretos de los asistentes.

El error más común de los ponentes académicos es el de intentar contar demasiado, todo a ser posible, independientemente de su importancia relativa o de la audiencia a la que la charla va dirigida. Esto tiene un nombre: integrismo. Y si tiene connotaciones negativas es por algo.

Quizás sea mi subconsciente pidiendo venganza por tantas horas de dolor intelectual, pero lo de las malas charlas se ha convertido en una de mis obsesiones personales. Tanto, que he dado una charla, en dos entregas, al respecto: las charlas de mis pesadillas y un payaso en un congreso.

Despedida y cierre

¿Y ustedes? Seguro que tienen más ejemplos. Déjenlos en los comentarios, o en Mastodon, o donde les plazca.

Sé que también necesitan desfogarse 😛